Ce este reconcilierea bancară?
Reconcilierea bancară înseamnă să pui față în față tranzacțiile din extrasul de cont și facturile. Verifici că fiecare plată primită are o factură și că ce scrie în evidență se potrivește cu ce este în bancă.
Așa găsești la timp plățile lipsă, plățile făcute de două ori sau sumele greșite. Dacă amâni, diferențele se adună și, după trei luni, nu mai știi de unde vine fiecare.
Cât de des
Zilnic sau săptămânal dacă primești multe plăți, o dată la două săptămâni dacă primești câteva zeci pe lună și lunar dacă primești doar câteva. O greșeală găsită după o săptămână se corectează mult mai ușor decât una găsită la închiderea anului.
De ce este importantă reconcilierea?
Este controlul tău intern: prinzi problemele cât încă sunt ieftin de rezolvat.
Erori și fraude
- plăți primite fără factură: un avans sau o greșeală a clientului;
- facturi marcate plătite, dar fără bani în cont;
- sume diferite între factură și plată;
- plăți duplicate și tranzacții pe care nu le-ai autorizat.
Contabilitate corectă
Evidența contabilă exactă este o obligație legală. Diferențele nerezolvate ajung în decontul de TVA și în situațiile financiare și ies la iveală la primul control.
Manual sau automat
Reconcilierea manuală
Descarci extrasul, deschizi lista de facturi și cauți factura pentru fiecare plată, după sumă, detalii și dată. La câteva zeci de plăți pe lună durează ore, iar greșelile apar mai ales când un client plătește mai multe facturi dintr-un singur transfer sau nu scrie nimic la detalii.
Reconcilierea automată
Un program aplică reguli: caută numărul facturii în detaliile plății, compară suma și moneda. În InvoiceGuard, pentru fiecare încasare din extrasul încărcat îți propunem factura pe care o plătește și tu confirmi lista, iar facturile achitate prin plățile online devin Plătite fără să faci nimic. Ambele sunt pe Pro.
Tranzacțiile pe care programul nu le poate potrivi rămân pentru tine, așa că verifici doar excepțiile.
Unde se încurcă potrivirea plăților
Plăți fără referință sau cu referință greșită
Mulți clienți nu trec numărul facturii la detaliile transferului. Dacă același client are mai multe facturi deschise, nu mai știi pe care a plătit-o. Scrie pe factură, la instrucțiunile de plată: „Treceți la detalii numărul facturii”.
Plăți parțiale și plăți grupate
Unii clienți plătesc o parte din factură sau mai multe facturi dintr-un transfer. InvoiceGuard propune o plată pentru mai multe facturi când facturile apar în detalii și suma lor adunată e cea plătită. O plată parțială nu marchează factura plătită: o verifici tu.
Diferențe de curs valutar
La facturile în euro sau dolari, cursul de la data plății diferă de cel de la emitere, iar diferența de curs se înregistrează separat în contabilitate. Stabilește cu contabilul cum le tratați, ca să nu le cauți la fiecare reconciliere.
Reconcilierea în InvoiceGuard
Pe Pro, InvoiceGuard îți scutește reconcilierea manuală pe două căi: extrasele de cont încărcate și plățile online prin procesatorii conectați.
Extrasele de cont
Încarci extrasul în format CSV, Excel, PDF, MT940 sau CAMT.053, de cel mult 10 MB. InvoiceGuard recunoaște extrasele de la BT, BCR, CEC, BRD, Raiffeisen, ING, UniCredit și Revolut și citește și un tabel generic. Caută numărul facturii în detaliile fiecărei plăți, verifică suma și moneda și îți arată rezultatul înainte de import: plățile cu numărul și suma facturii sunt bifate, cele care seamănă doar în parte îți sunt propuse nebifate. După ce confirmi, facturile bifate devin Plătite, cu sursa „Extras de cont”. Un extras încărcat a doua oară, chiar în alt format, nu dublează tranzacțiile.
Plățile online
După ce conectezi un procesator (euplatesc, Netopia, PayU sau Revolut Pay), emailul cu factura și reamintirile pe email și WhatsApp au un link de plată. Clientul plătește cu cardul, iar când procesatorul confirmă plata, factura devine Plătită.
Ce rămâne de făcut
Doar excepțiile. Reamintirile se opresc pentru facturile plătite, iar în urmărirea plăților vezi de unde a venit fiecare plată: marcată de tine, din extras sau online.
Bune practici pentru reconciliere
Stabilește o rutină
Alege o zi fixă, de exemplu lunea dimineața, și reconciliază atunci. Cu un program care potrivește plățile, rutina se reduce la verificarea excepțiilor.
Notează excepțiile
Pentru fiecare diferență notează suma, cauza, ce ai făcut și când ai rezolvat-o. Te ajută la audit și îți arată ce clienți greșesc des, ca să le scrii o dată, nu la fiecare plată.
Referințe clare pe facturi
Trece pe factură IBAN-ul, numărul facturii ca referință de plată și suma exactă. Cu cât clientul are instrucțiuni mai clare, cu atât plata lui se potrivește mai ușor, de mână sau automat.