Cadrul legal al facturării în România
Facturarea este reglementată în principal de Codul fiscal (Legea 227/2015), de Codul de procedură fiscală (Legea 207/2015) și, pentru e-Factura, de OUG 120/2021, cu modificările ulterioare. Codul fiscal spune cine emite factura, ce scrie pe ea și până când. OUG 120/2021 spune cum ajunge factura la ANAF.
Conform art. 319 din Codul fiscal, orice persoană impozabilă stabilită în România emite factură pentru bunurile livrate și serviciile prestate. Între firme, originalul facturii este fișierul XML trimis prin RO e-Factura. Clientului persoană fizică îi dai factura și pe hârtie sau ca PDF, chiar dacă ai trimis-o și la ANAF.
Termene de emitere
Factura se emite cel târziu pe 15 ale lunii următoare celei în care ai livrat bunul sau ai prestat serviciul. Pentru un serviciu încheiat pe 20 septembrie, ultima zi de emitere este 15 octombrie. Clientul își deduce TVA-ul abia după ce are factura, așa că o factură emisă târziu îi amână deducerea.
Termenul se aplică și la export și la livrările intracomunitare. Pentru avansurile încasate la livrările intracomunitare, factura nu este obligatorie.
Elemente obligatorii pe factură
Art. 319 alin. (20) din Codul fiscal enumeră ce trebuie să scrie pe fiecare factură. Dacă lipsește ceva, clientul riscă să piardă deducerea TVA, iar tu riști o amendă.
Date de identificare
- numărul facturii, dintr-o serie continuă (de exemplu FV-2026-0142);
- data emiterii;
- denumirea, adresa și codul de TVA sau CUI-ul furnizorului;
- aceleași date pentru client; pentru o persoană fizică, numele și adresa.
Date despre operațiune
- denumirea și cantitatea bunurilor sau descrierea serviciilor;
- prețul unitar fără TVA și reducerile, dacă există;
- baza de impozitare pentru fiecare cotă;
- cota de TVA și suma TVA, exprimată în lei și atunci când factura este în valută;
- data livrării, a prestării sau a încasării avansului, dacă diferă de data emiterii.
Un program de facturare completează singur cea mai mare parte dintre ele, așa că rămâi să verifici doar descrierea și cota.
Mențiuni speciale
Unele operațiuni cer o mențiune în plus: „taxare inversă” la operațiunile cu taxare inversă, „regim special de scutire pentru întreprinderile mici” dacă ești neplătitor de TVA după art. 310, temeiul legal al scutirii la operațiunile scutite, „autofactură” când factura este emisă de client în numele furnizorului, „TVA la încasare” dacă aplici acest sistem și trimiterea la factura inițială când corectezi o factură.
Obligații e-Factura
e-Factura este obligatorie din ianuarie 2024 pentru facturile dintre firmele stabilite în România și din ianuarie 2025 pentru cele către persoane fizice. Din ianuarie 2026 intră în sistem și facturile către firmele nestabilite în România, dar înregistrate aici în scopuri de TVA.
Formatul e-Factura
Factura electronică este un fișier XML (UBL 2.1 sau CII) care respectă standardul european EN 16931 și regulile RO_CIUS. ANAF îl verifică și, dacă găsește erori, îl respinge cu lista lor. Un program cu integrare e-Factura face fișierul pentru tine.
Termene de transmitere
Din 1 ianuarie 2026, factura se trimite în RO e-Factura în cel mult 5 zile lucrătoare de la data emiterii. Weekendurile și sărbătorile legale nu se numără.
TVA și facturarea
Pe factură, TVA-ul depinde de cota aleasă și de mențiunile care o justifică. Detaliile sunt în ghidul nostru despre TVA.
Cotele de TVA în vigoare
Din 1 august 2025 există două cote: 21%, cota standard, și 11%, cota redusă pentru alimente, medicamente, cazare, restaurante, cărți și celelalte categorii din Codul fiscal.
Facturi fără TVA
Firmele neplătitoare de TVA emit facturi fără TVA, cu mențiunea regimului special de scutire. Și un plătitor de TVA emite facturi fără TVA pentru operațiunile scutite, cum sunt exportul, livrările intracomunitare sau serviciile medicale, cu temeiul scutirii scris pe factură.
Penalități pentru neconformitate
ANAF poate amenda atât furnizorul, cât și clientul care înregistrează în contabilitate o factură între firme primită în afara RO e-Factura.
Amenzile principale
- trimiterea cu întârziere în RO e-Factura: 1.000–10.000 de lei, după mărimea firmei, o singură dată pe lună;
- factură între firme emisă în afara sistemului: 15% din valoarea ei, pentru fiecare factură; clientul care o primește și o înregistrează riscă aceeași amendă;
- alte nereguli la documentele justificative: amenzile din Legea contabilității nr. 82/1991.
Ce pierzi pe lângă amendă
O factură greșită îl poate costa pe client deducerea TVA. În practică, clientul îți cere s-o refaci și amână plata până o primește corectă.
Cum te ajută un program de facturare
Un program de facturare completează elementele obligatorii, calculează TVA-ul și îți arată ce facturi mai ai de trimis la ANAF și până când.
Ce face InvoiceGuard
- completează datele clientului după CUI, din serviciul public ANAF;
- calculează TVA-ul pentru 21%, 11% sau pentru o scutire și face factura în PDF și în format e-Factura;
- trimite factura la ANAF și numără cele 5 zile lucrătoare pentru fiecare factură;
- îți dă XML-ul semnat și PDF-ul generat de ANAF pentru facturile validate.
Răspunderea pentru conținutul facturii rămâne a ta: tu alegi cota, mențiunile și datele. Înainte de trimitere, InvoiceGuard verifică câteva greșeli frecvente, de exemplu un client persoană fizică fără CNP. Validarea finală o face ANAF, iar dacă respinge factura, vezi erorile pe ea.