De ce să automatizezi reamintirile?
Să verifici în fiecare dimineață ce facturi au ajuns la scadență și să le scrii clienților îți ia o oră pe săptămână dacă ai 20 de clienți, și mai mult dacă ai 100. Iar în săptămânile aglomerate nu o mai faci deloc.
Un program trimite fiecare reamintire în ziua stabilită, oricât de ocupat ai fi. Tu intervii doar când clientul răspunde sau când o factură rămâne neplătită după ultima reamintire.
Insiști fără să strici relația
Clientul care primește reamintiri la timp plătește mai des la termen, iar tu nu mai trebuie să alegi între a insista și a păstra relația bună. Mesajul pleacă la fel pentru toți, așa că nimeni nu îl ia personal.
Ce reamintiri trimiți
Fiecare reamintire are alt rol, așa că și tonul ei este altul.
Înainte de scadență
Cu 3–7 zile înainte de scadență. Tonul este prietenos: suma, data scadenței și datele de plată. Prinde clienții care pur și simplu au uitat.
În ziua scadenței
Mesajul spune direct că azi este ultima zi de plată și repetă suma și IBAN-ul.
După scadență
Tonul crește treptat: politicos la 7 zile, mai ferm la 14, cu urmările întârzierii la 30 și formal după 60 de zile. Fiecare mesaj îi dă clientului un motiv în plus să pună factura ta înaintea altora.
Email sau WhatsApp?
Cele două canale se completează: emailul ține evidența, WhatsApp-ul se citește.
Emailul
Emailul rămâne canalul de bază între firme: are factura PDF atașată, păstrează istoricul și ajunge la contabilitatea clientului. Emailurile despre facturi sunt citite mai atent decât cele de marketing.
WhatsApp apare direct pe telefonul clientului, așa că merge pentru mesaje scurte: ultima reamintire sau o sumă restantă mare.
Cum le combini
Folosește emailul pentru toate reamintirile și WhatsApp-ul doar pentru cele de după scadență. În InvoiceGuard, reamintirile pe email sunt în ambele planuri, iar cele pe WhatsApp pe Pro. Fiecare canal are calendarul lui, pe care îl pornești separat.
Când trimiți reamintirile
Ritmul contează: destul de des ca să nu fie uitată factura, destul de rar ca să nu pară hărțuire.
Un calendar de pornire
- cu 7 zile înainte: email informativ;
- cu 3 zile înainte: email de reamintire;
- în ziua scadenței: email și, dacă vrei, WhatsApp;
- la 7 zile după: email;
- la 14 zile după: email și WhatsApp;
- la 30 de zile după: email formal;
- la 60 de zile după: ultima reamintire.
În InvoiceGuard, calendarul standard are cinci reamintiri: cu 3 zile înainte, în ziua scadenței și la 7, 14 și 30 de zile după. Pe Pro adaugi altele, de exemplu la 60 de zile.
Ora și ziua
Dimineața, într-o zi lucrătoare, clientul are timp să plătească pe loc. InvoiceGuard trimite reamintirile la 9:00, ora României, în ziua stabilită față de scadență, inclusiv în weekend. Ora nu se poate schimba.
Cum scrii o reamintire
O reamintire bună este scurtă și are tot ce îi trebuie clientului ca să plătească: numele firmei tale, numărul facturii, suma, scadența, zilele de întârziere și IBAN-ul.
Reguli de scris
Scrie politicos și la obiect. Nu amenința în primele mesaje: strică relația și rar grăbește plata. Spune la cine poate suna clientul dacă are o întrebare și adresează-te persoanei de contact pe nume, dacă îl știi.
Cum crește tonul
La 7 zile: „Vă reamintim că factura FV-2026-0142, de 5.300 de lei, a fost scadentă pe 10 octombrie.” La 30 de zile: „Factura FV-2026-0142 este restantă de 30 de zile. Vă rugăm să o achitați în cel mai scurt timp.” După 60 de zile: „Dacă factura nu este achitată până pe 20 decembrie, vom începe procedura de recuperare.”
Reamintirile în InvoiceGuard
InvoiceGuard urmărește scadența fiecărei facturi neplătite și le trimite clienților reamintiri pe email: cu 3 zile înainte, în ziua scadenței și la 7, 14 și 30 de zile după. Fiecare email are factura PDF atașată. Clientul trebuie să aibă o adresă de email salvată.
Ce setezi
În setări alegi care dintre cele cinci reamintiri standard rămân pornite, pentru email și pentru WhatsApp; textul lor este fix. Pe Pro adaugi până la 10 reamintiri proprii pe email, scrise într-un editor vizual, și până la 10 momente în plus pentru WhatsApp. Pe o factură anume poți opri reamintirile oricând. Pe Free, reamintirile merg pentru o singură factură neîncasată.
Cum vezi dacă merg
InvoiceGuard nu urmărește dacă un email a fost deschis. Pe panou vezi însă suma scadentă, cea restantă și timpul mediu de încasare, iar pe Pro statisticile îți arată cât de punctual plătesc clienții. După ele decizi ce reamintiri păstrezi.