De ce să automatizezi procesul de facturare?
Faci factura în Excel sau într-un program, o încarci în SPV, o trimiți pe email, apoi verifici extrasul și scrii clienților care n-au plătit. La 40 de facturi pe lună, asta înseamnă două-trei zile de muncă administrativă.
Automatizarea nu înseamnă doar că apeși mai puține butoane. Fiecare factură trece singură prin aceiași pași, de la emitere la încasare, iar tu vezi oricând unde a rămas.
De ce acum
Cu e-Factura obligatorie, facturarea este deja digitală. Firmele care automatizează și restul drumului, nu doar trimiterea la ANAF, încasează mai repede, greșesc mai rar și pot emite mai multe facturi fără să angajeze pe cineva în plus.
Cât timp câștigi
Timpul câștigat depinde de câte facturi emiți. Cele mai mari diferențe apar în trei locuri:
- emiterea facturii: de la 5–10 minute de mână la sub un minut, cu datele clientului precompletate;
- trimiterea la ANAF: de la 3–5 minute pe factură în SPV la o singură acțiune din aplicație;
- urmărirea plăților: de la verificarea extrasului rând cu rând la un extras încărcat care marchează facturile plătite.
Merită banii?
Dacă îți evaluezi ora la 150 de lei și câștigi 10 ore pe lună, asta înseamnă 1.500 de lei pe lună, mult peste prețul unui abonament. La asta se adaugă banii încasați mai devreme.
Reducerea erorilor de facturare
O factură greșită înseamnă o plată amânată, o factură respinsă de ANAF sau o stornare. Cele mai multe greșeli sunt de transcriere și un program le poate preveni.
Ce greșeli dispar
- CUI, adresă sau denumire greșite: datele vin de la ANAF, prin completarea după CUI;
- TVA calculat greșit: calculul se face singur pentru cota aleasă;
- numere de factură sărite sau duplicate: numerotarea continuă singură și refuză un număr folosit deja;
- erori în fișierul pentru e-Factura: XML-ul se generează în UBL 2.1, după RO_CIUS, cu câteva verificări înainte de trimitere.
Ce rămâne de verificat
Cota de TVA, descrierea și mențiunile le alegi tot tu. Dacă ANAF respinge totuși o factură, vezi pe ea erorile explicate pe înțeles, o corectezi și o trimiți din nou.
Cum se îmbunătățește fluxul de numerar
Banii ajung mai repede la tine din trei motive: emiți mai repede, ceri plata la timp și vezi dinainte ce urmează să încasezi.
Emiți în aceeași zi
Factura pleacă la client și la ANAF în ziua în care ai terminat lucrarea, nu peste o săptămână, când ai timp. Pentru o firmă care facturează 100.000 de lei pe lună, cinci zile câștigate la emitere înseamnă aproape 17.000 de lei încasați mai devreme.
Reamintirile țin factura în atenția clientului
Reamintirile pe email pleacă la fiecare client în aceleași zile față de scadență. Clientul care uitase de factură o plătește la timp, fără să-i scrii tu.
Vezi ce urmează
Pe panoul de încasări vezi cât ai de încasat și ce facturi ajung la scadență în următoarele 7 și 30 de zile. Știi dinainte dacă ai bani pentru furnizori la sfârșitul lunii.
Mai multe facturi, aceeași muncă
Fără automatizare, de două ori mai multe facturi înseamnă de două ori mai mult timp administrativ sau un om în plus. Cu automatizare, efortul crește foarte puțin.
De la 10 la 1.000 de facturi
Trimiterea la ANAF, urmărirea plăților și reamintirile funcționează la fel pentru 10 facturi și pentru 1.000. Nu ai nevoie de personal în plus pentru administrare.
Ordine înainte de creștere
Firmele care cresc repede fără procese clare ajung să piardă facturi, să greșească des și să nu mai știe cine le datorează. Dacă pui ordine de la 20 de facturi pe lună, la 200 nu trebuie s-o iei de la capăt.
InvoiceGuard pentru automatizarea facturării
InvoiceGuard preia pașii repetitivi, de la trimiterea la e-Factura ANAF până la reamintirile de plată, iar ție îți rămân excepțiile.
Ce face InvoiceGuard
- trimite facturile la ANAF și le importă pe cele emise deja prin SPV;
- calculează TVA-ul și completează datele clientului după CUI;
- urmărește scadențele și numără zilele de întârziere;
- trimite reamintiri pe email înainte și după scadență;
- pe Pro: reamintiri pe WhatsApp, plăți online, extrase de cont legate de facturi și statistici despre încasări.
Începe gratuit
Planul Free nu cere card. Când ai mai mulți clienți, Pro adaugă clienți și reamintiri fără limită, WhatsApp, plăți online, extrase de cont și statistici, la 29,99 USD pe lună sau 24,99 USD pe lună la plata anuală, fără TVA.