Ce este e-Factura ANAF?
RO e-Factura este sistemul prin care facturile emise de firmele din România ajung la ANAF în format electronic. Factura se încarcă în SPV (Spațiul Privat Virtual) ca fișier XML, ANAF o verifică și, dacă este corectă, îi aplică sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor. Din acel moment, clientul o găsește în SPV-ul lui.
Fișierul respectă standardul european EN 16931 și regulile naționale RO_CIUS. Fiecare încărcare primește un index de încărcare, un număr după care urmărești ce s-a întâmplat cu factura.
De ce a fost introdus
Statul vrea să vadă tranzacțiile dintre firme aproape în timp real, ca să reducă evaziunea și diferența dintre TVA-ul datorat și cel încasat. Pentru tine, schimbarea importantă este alta: între firme, originalul facturii este XML-ul validat de ANAF, nu PDF-ul trimis pe email.
Cine trebuie să folosească e-Factura?
Facturile către instituții publice (B2G) trec prin e-Factura din iulie 2022. Facturile către alte firme din România (B2B) sunt obligatorii din ianuarie 2024, iar cele către persoane fizice (B2C) din ianuarie 2025.
Categorii obligate
Obligația nu ține de mărime sau de TVA. O au SRL-urile și SA-urile, PFA-urile, întreprinderile individuale și familiale, microîntreprinderile și firmele care plătesc impozit pe profit, fie că sunt plătitoare de TVA, fie că nu.
Excepții
Nu se trimit în e-Factura facturile către clienți care nu sunt stabiliți și nici înregistrați în scopuri de TVA în România, de exemplu la export sau la livrările către firme din alte state UE care îți dau un cod de TVA de acolo. Nici bonurile fiscale care țin loc de factură simplificată nu intră în sistem.
Din 1 iunie 2026, o persoană fizică se poate înscrie în Registrul RO e-Factura opțional. Factura către ea nu mai este B2C: clientul o primește direct prin sistem, ca o firmă.
Cum obții acces la e-Factura?
Accesul se face prin SPV, pe portalul ANAF. Dacă firma nu are încă un cont SPV, îl creezi întâi; persoanele juridice se înrolează doar cu certificat digital calificat.
Fără formular separat de înscriere
Firmele și PFA-urile nu completează un formular separat pentru e-Factura: obligația vine direct din lege, iar după înrolarea în SPV pot trimite și descărca facturi. Registrul RO e-Factura se folosește doar pentru câteva categorii speciale prevăzute de OUG 120/2021.
Prin API sau dintr-un program de facturare
Poți încărca fiecare factură de mână în SPV sau poți lăsa un program să o trimită prin API-ul oficial ANAF. De exemplu, InvoiceGuard trimite facturile create în aplicație și le aduce din SPV pe cele emise în alt program.
Cum funcționează sistemul e-Factura?
Emiți factura, o încarci ca XML, iar ANAF verifică structura fișierului, codurile fiscale, sumele și regulile RO_CIUS. Răspunsul vine de obicei în câteva minute, dar poate dura mai mult când sistemul este aglomerat.
Ce poate răspunde ANAF
Cât timp verifică, factura este „în prelucrare”. Dacă trece verificarea, primește sigiliul electronic și ajunge la client în SPV. Dacă nu, ANAF o respinge și trimite lista erorilor. O factură respinsă nu se consideră trimisă, așa că o corectezi și o încarci din nou înainte să expire termenul.
Formatul XML
Fișierul conține tot ce scrie pe factură: datele furnizorului și ale clientului, liniile, baza de impozitare, TVA-ul, totalul și datele de plată. ANAF acceptă sintaxa UBL 2.1 sau CII. InvoiceGuard generează XML-ul în UBL 2.1, conform RO_CIUS, așa că nu lucrezi direct cu el.
Termene și amenzi
Din 1 ianuarie 2026, factura se trimite în RO e-Factura în cel mult 5 zile lucrătoare de la data emiterii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la termenul-limită de emitere din Codul fiscal.
Exemplu: o factură emisă joi, 26 noiembrie 2026, trebuie trimisă până luni, 7 decembrie. Weekendurile și sărbătorile legale din 30 noiembrie și 1 decembrie nu se numără.
Amenzi
Trimiterea cu întârziere se amendează cu 5.000–10.000 de lei la contribuabilii mari, cu 2.500–5.000 de lei la cei mijlocii și cu 1.000–2.500 de lei la ceilalți, o singură dată pentru toate facturile al căror termen expiră în aceeași lună. Între firme, o factură emisă în afara RO e-Factura se amendează cu 15% din valoarea ei, iar clientul care o primește și o înregistrează riscă aceeași amendă.
Cele mai multe întârzieri vin din facturi uitate, nu din rea-voință. Un program care numără zilele pentru fiecare factură îți arată la timp ce a rămas netrimis.
e-Factura în InvoiceGuard
Te conectezi la e-Factura ANAF pe pagina de autorizare ANAF, cu certificatul tău digital. InvoiceGuard nu primește parola SPV și nici certificatul, iar accesul îl poți retrage oricând.
După conectare, facturile emise în ultimele 60 de zile apar în aplicație, iar cele noi se adaugă în fiecare noapte. Facturile create în InvoiceGuard le trimiți la ANAF una câte una, mai multe odată sau chiar când le salvezi. Și facturile primite de la furnizori vin din SPV, cu IBAN-ul și scadența, iar înainte de scadență primești o reamintire.
Pentru fiecare factură netrimisă vezi câte zile lucrătoare mai ai. Dacă ANAF respinge o factură, vezi pe ea erorile explicate pe înțeles, o corectezi și o trimiți din nou. Pentru facturile validate descarci XML-ul semnat și PDF-ul generat de ANAF.
Aceleași facturi îți arată și ce ai de încasat: InvoiceGuard urmărește scadențele și le trimite clienților reamintiri de plată pe email.