De ce contează evidența clienților
O fișă de client corectă înseamnă facturi care ajung unde trebuie și un istoric după care știi cui îi dai termen de 60 de zile și cui îi ceri avans. Fără ea, deciziile despre termene și discounturi le iei din memorie.
Ce pierzi cu o evidență în dezordine
Factura pleacă la o adresă veche, un CUI greșit face ca ANAF s-o respingă, același client are termene diferite de la o factură la alta, iar reamintirea ajunge la cineva care a plecat din firmă. Fiecare dintre ele înseamnă o plată întârziată și un client care te crede neatent.
Ce trebuie să conțină fișa unui client
- datele fiscale: CUI, numărul de la Registrul Comerțului și codul de TVA, dacă are;
- adresa de facturare;
- persoana care primește facturile și persoana care face plățile, cu email și telefon;
- termenul de plată convenit;
- facturile emise și cum au fost plătite.
Validarea datelor
Când adaugi un client, InvoiceGuard caută CUI-ul în serviciul public ANAF și completează denumirea, numărul de la Registrul Comerțului, adresa și statutul de plătitor de TVA. Dacă firma figurează ca inactivă, îți spune înainte să-i emiți factura.
Actualizarea periodică
Firmele se mută, persoanele de contact pleacă, statutul de TVA se schimbă. Verifică o dată pe trimestru datele clienților cu care lucrezi des. Când datele vin de la ANAF după CUI, verificarea durează câteva secunde pe client.
Segmentarea portofoliului de clienți
Nu toți clienții cer același tratament. Un client care îți aduce o treime din venit și plătește la timp merită alte condiții decât unul nou, cu o singură factură, restantă.
Criterii de segmentare
- cât facturezi clientului: clienți importanți sau ocazionali;
- cum plătește: la termen sau des cu întârziere;
- domeniul în care lucrează;
- de cât timp lucrați împreună.
Analiza ABC a clienților
De obicei, aproximativ 20% dintre clienți aduc cea mai mare parte din venituri. Ei sunt categoria A: vorbești personal cu ei și le poți oferi condiții mai bune. Următorii 30% (categoria B) au nevoie de urmărire constantă, iar restul de 50% (categoria C) pot primi doar reamintirile automate.
Cum vorbești cu clienții despre plăți
Cele mai multe conflicte de plată pornesc de la așteptări nespuse. Stabilește de la început termenul, modul de plată și cui îi trimiți facturile.
Momentele în care scrii
Când emiți factura, cu câteva zile înainte de scadență, când primești plata (un „mulțumim” scurt contează) și, din când în când, clienților care nu au mai comandat de mult.
Mesaje potrivite fiecărui client
Adresează-te pe nume, amintește de lucrarea concretă și potrivește tonul după istoric. Unui client vechi care întârzie o dată îi scrii altfel decât unuia nou care întârzie la fiecare factură.
Ce poți lăsa pe seama unui program
Completarea datelor firmei după CUI, reamintirile de plată la date fixe, gruparea facturilor după vechimea întârzierii, marcarea facturilor plătite pe baza încasărilor și semnalarea clienților cu sume restante mari.
Programul nu înlocuiește telefonul către clienții importanți. Îți ia doar munca de rutină, ca să ai timp pentru discuțiile care contează.
InvoiceGuard pentru gestionarea clienților
În lista de clienți din InvoiceGuard păstrezi datele fiscale și de contact ale fiecărui client, firmă sau persoană fizică. Lângă fiecare vezi câte facturi are și cât îți datorează, cu legătură directă spre facturile lui.
Ce găsești în InvoiceGuard
Datele firmei completate după CUI, clienții adăugați singuri din facturile importate din e-Factura, clienți persoane fizice cu CNP și facturile fiecărui client la un clic distanță. Reamintirile de plată urmează același calendar pentru toți clienții. Pe Free ai un singur client, iar Pro nu are limită de clienți.