InvoiceGuard
InvoiceGuard

Politica de confidențialitate

Actualizat la 13 octombrie 2026

Aici afli ce date personale prelucrăm când folosești InvoiceGuard sau vizitezi site-ul, de ce, pe ce temei, cât timp și cui le transmitem, conform art. 13 din Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR).

Datele clienților tăi (nume, email, telefon, CNP pentru persoane fizice) le prelucrăm în numele firmei tale, ca persoană împuternicită. Regulile pentru ele sunt în acordul de prelucrare a datelor din Termeni și condiții.

1. Cine răspunde de date

Operatorul datelor tale este:

  • RĂILEANU EMANUEL-ALIN PERSOANĂ FIZICĂ AUTORIZATĂ
  • CUI 52621558 (nu suntem plătitori de TVA)
  • Nr. de ordine în Registrul Comerțului: F2025037722000
  • Sediul: Bd. Bucureștii Noi nr. 136, parter, ap. 5, Sector 1, București
  • Telefon: +40 753 876 759
  • Email: support@invoiceguard.ro

Nu avem un responsabil cu protecția datelor (DPO), fiindcă legea nu ni-l cere. Pentru orice întrebare despre datele tale, scrie-ne la adresa de mai sus.

2. Ce date prelucrăm, de ce și cât timp

Contul și folosirea aplicației

Date
Numele, emailul și parola (păstrată de Clerk doar ca hash), datele firmei (denumire, CUI, adresă, telefon, IBAN, bancă), setările, autorizarea e-Factura (tokenuri ANAF, criptate), cheile procesatorilor de plăți (criptate) și tot ce introduci în aplicație.
Temei legal
Executarea contractului (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR): fără aceste date nu îți putem oferi serviciul.
Cât păstrăm
Cât timp ai cont. Când îl ștergi, datele se șterg din baza noastră de date.

Plata abonamentului și evidența contabilă

Date
Numele, emailul, datele firmei, planul, sumele, datele plăților și starea lor. Datele cardului le introduci direct la Stripe; noi nu le vedem.
Temei legal
Executarea contractului (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR) pentru încasare și obligația legală (art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR) de a ține evidența contabilă.
Cât păstrăm
Documentele contabile: 5 ani de la 1 iulie a anului următor celui în care s-a încheiat exercițiul financiar (art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991).

Securitate, prevenirea abuzurilor și jurnale

Date
Jurnalele aplicației de pe server (adresa cererii, ora, rezultatul și identificatorul contului, fără adresa IP), jurnalele de acces și de erori ale serverului web din fața aplicației, în Germania (adresa IP, data și ora, adresa cerută, browserul și pagina de pe care vine cererea), adresa IP și browserul în jurnalele găzduirii și ale autentificării, rapoartele de eroare (mesajul erorii, pagina, browserul și sistemul de operare).
Temei legal
Interesul nostru legitim (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR) de a ține aplicația sigură și funcțională și de a opri abuzurile.
Cât păstrăm
Jurnalele aplicației se rotesc automat: păstrăm cel mult ultimii 50 MB, iar cele mai vechi se șterg. Jurnalele serverului web se rotesc zilnic și se șterg automat după 14 zile. Rapoartele de eroare: cel mult 90 de zile. Jurnalele Vercel și Clerk: cât prevăd politicile lor.

Mesajele pe care ni le trimiți

Date
Emailul tău și ce ne scrii.
Temei legal
Interesul nostru legitim (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR) de a-ți răspunde, sau executarea contractului, când întrebarea e despre cont.
Cât păstrăm
Cel mult 2 ani de la ultimul mesaj.

Nu folosim instrumente de analiză a traficului sau de publicitate (de exemplu Google Analytics), nu facem profilare și nu luăm decizii automate cu efecte juridice asupra ta. Nu vindem datele nimănui.

3. Cui transmitem datele

Folosim acești furnizori, cu contracte care îi obligă să protejeze datele și să le folosească doar pentru noi:

  • Hetzner Online GmbH, Germania: serverul aplicației și baza de date, în Germania. Primește toate datele din aplicație.
  • Vercel Inc., SUA: găzduiește site-ul și interfața aplicației (servere în Frankfurt, livrare prin rețeaua globală Vercel). Primește adresa IP și cererile browserului. Transfer: EU–US Data Privacy Framework.
  • Clerk, Inc., SUA: autentificarea, contul de utilizator și abonamentul (Clerk Billing). Primește numele, emailul, parola (ca hash), sesiunile, adresa IP, browserul și planul. Transfer: EU–US Data Privacy Framework.
  • Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irlanda, și Stripe, Inc., SUA): plata cu cardul a abonamentului, prin Clerk Billing. Primește datele cardului, numele, emailul, suma și adresa IP. Transfer: EU–US Data Privacy Framework.
  • Mailgun Technologies, Inc., SUA: trimite emailurile cu facturi, chitanțe și reamintiri, din regiunea UE a Mailgun. Primește adresa destinatarului, numele, mesajul și PDF-urile atașate. Transfer, pentru accesul din SUA: EU–US Data Privacy Framework.
  • Twilio Inc., SUA, și Meta Platforms (WhatsApp): trimit mesajele WhatsApp, pe planul Pro. Primesc numărul de telefon al destinatarului și datele facturii din mesaj. Transfer: EU–US Data Privacy Framework.
  • Functional Software, Inc. (Sentry), SUA: rapoartele de eroare, păstrate în regiunea UE a Sentry (Germania). Primește detaliile erorii, pagina, browserul și sistemul de operare. Transfer, pentru accesul din SUA: EU–US Data Privacy Framework.
  • Salt Edge Limited, Regatul Unit: doar dacă îți conectezi contul bancar, aduce conturile și tranzacțiile băncii tale. Datele sunt păstrate în SEE. Transfer: decizia de adecvare pentru Regatul Unit; pentru accesul echipei din Republica Moldova, clauze contractuale standard.
  • apilayer GmbH (OpenIBAN), Austria: când scrii IBAN-ul firmei în Setări, browserul îl trimite la openiban.com ca să afle numele băncii. OpenIBAN declară că nu păstrează datele.
  • Google LLC, SUA: când aplicația pare să fi pierdut conexiunea, browserul verifică legătura la internet cu o cerere către google.com, care primește adresa IP. Transfer: EU–US Data Privacy Framework.

Datele mai ajung, fără să fie furnizorii noștri, la:

  • ANAF, autoritate publică: facturile pe care alegi să le trimiți la e-Factura, cererile de preluare din SPV, CUI-ul căutat pentru datele unei firme și fișierele XML transformate în PDF.
  • Procesatorul tău de plăți (euplatesc, Netopia, PayU sau Revolut), dacă îl conectezi: numărul și suma facturii, numele și emailul clientului, ca să creeze linkul de plată.
  • Autoritățile și instanțele, doar când legea ne obligă.

Cursul de schimb îl citim din fluxul public al BNR; BNR nu primește date despre tine.

4. Transferuri în afara SEE

Când un furnizor din lista de mai sus prelucrează date în afara Spațiului Economic European, transferul se face doar cu o garanție prevăzută de GDPR: decizia de adecvare a Comisiei Europene pentru EU–US Data Privacy Framework (furnizori certificați), decizia de adecvare pentru Regatul Unit sau clauzele contractuale standard aprobate de Comisie. Ne poți cere o copie a garanțiilor la adresa de email de mai sus.

5. Cookie-uri și stocarea în browser

Folosim doar cookie-uri și date în browser strict necesare ca să te autentifici, să plătești și ca aplicația să funcționeze cum ai ales. De aceea nu îți cerem consimțământul printr-un banner: legea (Legea nr. 506/2004) nu îl cere pentru ce e strict necesar unui serviciu pe care l-ai solicitat. Nu avem cookie-uri de analiză sau de publicitate.

Cookie-uri

  • __session, __refresh, __client_uat (și variante cu sufix), clerk_active_context, __clerk_redirect_count, pe invoiceguard.ro: sesiunea Clerk, ca să rămâi autentificat.
  • __client, pe clerk.invoiceguard.ro, și cookie-urile anti-bot Cloudflare __cf_bm și _cfuvid, pe domeniile Clerk: autentificarea și protecția împotriva atacurilor automate.
  • __stripe_mid, __stripe_sid: puse de Stripe doar când deschizi plata abonamentului, pentru prevenirea fraudei cu carduri.

Date păstrate în browser (localStorage și sessionStorage)

  • __clerk_environment: configurația autentificării Clerk, ca pagina să se încarce mai repede.
  • invoice-guard-theme: tema aleasă (deschisă, închisă sau a sistemului).
  • wasSignedIn: ca prima pagină să te ducă direct în aplicație dacă erai autentificat.
  • invoice-guard-efactura-callout-dismissed, invoiceguard:company-setup-later:…: ce mesaje de ajutor ai închis.
  • etag:…, response:…: datele firmelor aduse de la ANAF după CUI, ca să nu le cerem din nou. Se șterg când te deconectezi.
  • Doar pentru fila deschisă (sessionStorage): filtrele listelor, poziția paginii, factura pe care o duplici și planul văzut ultima dată.

6. Drepturile tale

Conform GDPR, ai dreptul:

  • să afli ce date avem despre tine și să primești o copie (dreptul de acces);
  • să corectezi datele greșite (rectificare);
  • să ceri ștergerea datelor (ștergere);
  • să ceri să le prelucrăm doar limitat (restricționare);
  • să primești datele într-un format structurat sau să le trimitem altui operator (portabilitate);
  • să te opui prelucrării bazate pe interesul nostru legitim (opoziție);
  • să îți retragi oricând consimțământul, acolo unde prelucrarea s-ar baza pe el; în prezent nu folosim consimțământul ca temei.

Multe le poți face direct în aplicație: îți corectezi datele în Setări, exporți facturile și clienții în CSV și îți ștergi contul din Gestionează contul. Pentru restul, scrie-ne la support@invoiceguard.ro. Îți răspundem în cel mult o lună.

Poți depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), pe www.dataprotection.ro.

7. Securitate

Toate conexiunile sunt criptate (HTTPS). Tokenurile ANAF și cheile procesatorilor de plăți sunt criptate cu AES-256, fiecare cont vede doar datele lui, iar baza de date e pe un server din Germania. Dacă o încălcare a securității îți pune în pericol datele, te anunțăm și anunțăm ANSPDCP, cum cere legea.

8. Modificări

Când schimbăm această politică, actualizăm data de sus. Pentru schimbările importante te anunțăm și pe email sau în aplicație.