InvoiceGuard
InvoiceGuard

Termeni și condiții

Actualizat la 13 octombrie 2026

Acești termeni sunt contractul dintre firma ta și noi pentru folosirea InvoiceGuard (aplicația de la invoiceguard.ro). Când îți creezi contul, accepți acești termeni în numele firmei.

1. Cine suntem

InvoiceGuard este oferit de:

  • RĂILEANU EMANUEL-ALIN PERSOANĂ FIZICĂ AUTORIZATĂ
  • CUI 52621558 (nu suntem plătitori de TVA)
  • Nr. de ordine în Registrul Comerțului: F2025037722000
  • Sediul: Bd. Bucureștii Noi nr. 136, parter, ap. 5, Sector 1, București
  • Telefon: +40 753 876 759
  • Email: support@invoiceguard.ro

2. Cui se adresează

InvoiceGuard este doar pentru firme: societăți, PFA, întreprinderi individuale sau familiale și alți profesioniști stabiliți în România. Nu îl oferim consumatorilor. Cine își creează contul confirmă că lucrează pentru firma respectivă și are dreptul să accepte acești termeni în numele ei.

3. Ce face InvoiceGuard

  • emiți facturi, facturi proforma, chitanțe și stornări, în PDF și în format e-Factura;
  • trimiți facturile la e-Factura ANAF și preiei din SPV facturile emise și pe cele primite de la furnizori;
  • urmărești ce ai de încasat și ce e restant;
  • clienții tăi primesc facturile și reamintirile de plată pe email și, cu Pro, pe WhatsApp;
  • cu Pro, primești plăți online prin procesatorul tău de plăți și legi plățile din extrasele de cont de facturi.

Ce include fiecare plan e descris pe pagina Prețuri.

4. Contul

  • Un cont este pentru o singură firmă. Datele firmei și ale clienților trebuie să fie reale și corecte.
  • Păstrezi parola și accesul la email în siguranță. Răspunzi pentru tot ce se face din contul tău.
  • Dacă bănuiești că altcineva a intrat în cont, scrie-ne imediat la support@invoiceguard.ro.

5. Planuri și prețuri

Free este gratuit și nu expiră. Facturi și e-Factura fără limită, un client și reamintiri pentru o factură neplătită.

Pro: Clienți și reamintiri fără limită, WhatsApp, plăți online, extrase de cont și statistici. Costă 29,99 USD pe lună sau 299,88 USD pe an. Prețurile sunt în dolari americani (USD) și nu se adaugă TVA, fiindcă nu suntem plătitori de TVA. Când afișăm și o sumă în lei, ea e orientativă, la cursul BNR al zilei.

Dacă schimbăm prețul, te anunțăm pe email cu cel puțin 30 de zile înainte. Prețul nou se aplică de la prima reînnoire de după această dată.

6. Plata, reînnoirea și anularea

  • Plătești cu cardul, în USD, din pagina Abonament din aplicație. Plata e procesată de Clerk Billing, pe infrastructura Stripe. Nu vedem și nu păstrăm datele cardului. Banca ce ți-a emis cardul face conversia în lei la cursul ei.
  • Abonamentul se reînnoiește automat, lunar sau anual, după perioada aleasă, până îl anulezi.
  • Poți anula oricând din pagina Abonament, cu „Gestionează abonamentul”. Anularea are efect la sfârșitul perioadei plătite: până atunci păstrezi Pro, apoi contul trece pe Free.
  • Nu returnăm banii pentru perioada în curs, nici la plata lunară, nici la cea anuală. Fiindcă serviciul este doar pentru firme, dreptul de retragere în 14 zile al consumatorilor nu se aplică.
  • Dacă pagina de plată îți oferă o perioadă de probă, nu plătești nimic dacă anulezi înainte să se termine.
  • Dacă plata la reînnoire nu reușește, contul trece pe Free până plătești din nou.
  • Când contul trece pe Free, nu se șterge nimic: rămâne activ cel mai vechi client, ceilalți sunt ascunși și revin când treci din nou la Pro.

7. Ce te angajezi să faci

  • Folosești InvoiceGuard doar în scopuri legale și pentru facturile firmei tale.
  • Ai temei legal să introduci datele clienților tăi și să le trimiți facturi și reamintiri pe email sau WhatsApp.
  • Nu trimiți spam, mesaje înșelătoare sau de hărțuire.
  • Nu încerci să ocolești limitele planului (de exemplu cu mai multe conturi), să accesezi conturile altora sau să perturbi funcționarea aplicației.
  • Nu revinzi accesul la InvoiceGuard și nu copiezi aplicația.

8. e-Factura și ANAF

  • Conectezi e-Factura prin autorizarea oficială ANAF, cu certificatul tău digital. Nu primim parola SPV, iar accesul îl poți retrage oricând, din aplicație sau din SPV.
  • Trimitem la ANAF doar facturile pe care alegi tu să le trimiți. Răspunzi pentru conținutul lor, pentru datele fiscale și pentru respectarea termenelor legale de transmitere.
  • Afișăm stările primite de la ANAF așa cum le transmite ANAF. Nu răspundem pentru indisponibilitatea sistemului e-Factura sau pentru respingerile cauzate de conținutul facturii.

9. Reamintiri, WhatsApp și plăți online

  • Facturile și reamintirile pleacă în numele firmei tale, la adresele de email și numerele de telefon pe care le introduci. Tu alegi când pleacă și răspunzi pentru conținutul lor.
  • Mesajele WhatsApp folosesc șabloane aprobate de Meta; poți alege doar momentul trimiterii, nu textul.
  • Pentru plăți online conectezi propriul cont de la euplatesc, Netopia, PayU sau Revolut. Contractul cu procesatorul este al tău; noi generăm linkul de plată și citim starea plății ca să marcăm factura plătită.

10. Datele tale

Datele pe care le introduci rămân ale tale. Le poți exporta oricând (CSV pentru facturi și clienți, PDF sau arhivă ZIP pentru facturi). Datele clienților tăi le prelucrăm doar ca să-ți oferim serviciul, după acordul de la secțiunea 11. Cum folosim datele contului tău, ca operator, afli din Politica de confidențialitate.

11. Acordul de prelucrare a datelor (GDPR, art. 28)

Pentru datele personale ale clienților tăi, firma ta este operatorul, iar noi suntem persoana împuternicită de tine. Această secțiune este contractul cerut de art. 28 din Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR).

Obiectul și durata

Prelucrăm datele doar ca să-ți oferim InvoiceGuard, cât timp ai cont la noi, până la ștergerea datelor descrisă mai jos.

Natura și scopul

Stocăm și organizăm datele, generăm facturi și documente PDF, le trimitem la ANAF, trimitem emailuri și mesaje WhatsApp clienților tăi, generăm linkuri de plată, legăm plățile din extrase de facturi și calculăm rapoarte. Toate acestea doar pentru gestionarea facturilor și a încasărilor firmei tale.

Tipurile de date

Nume și prenume, denumirea firmei, CUI, CNP (pentru clienții persoane fizice), adresă, email, telefon, persoana de contact și notițele tale; datele facturilor (produse, sume, scadențe, stări de plată); plățile și tranzacțiile din extrasele de cont; mesajele trimise și istoricul lor.

Persoanele vizate

Clienții tăi (persoane fizice și persoanele de contact ale firmelor), furnizorii din facturile primite prin SPV și persoanele care apar în extrasele tale de cont.

Instrucțiunile tale

Prelucrăm datele doar după instrucțiunile tale: acești termeni și ce alegi în aplicație. Dacă o instrucțiune ni se pare contrară GDPR, te anunțăm. Nu folosim datele clienților tăi în alte scopuri și nu le vindem.

Confidențialitate și securitate

  • Cine are acces la date s-a obligat să păstreze confidențialitatea lor.
  • Conexiunile sunt criptate (HTTPS), tokenurile ANAF și cheile procesatorilor de plăți sunt criptate cu AES-256, iar fiecare cont vede doar datele lui.
  • Baza de date e pe un server din Germania.
  • Dacă aflăm de o încălcare a securității datelor tale, te anunțăm fără întârziere, în cel mult 48 de ore, ca să poți anunța la rândul tău ANSPDCP în 72 de ore, unde e cazul.

Alte persoane împuternicite

Ne autorizezi să folosim furnizorii din lista din Politica de confidențialitate. Le impunem prin contract aceleași obligații de protecție a datelor. Înainte să adăugăm sau să înlocuim un furnizor, te anunțăm pe email cu cel puțin 14 zile înainte; dacă nu ești de acord, poți obiecta sau închide contul. Datele ajung în afara Spațiului Economic European doar cu garanțiile din acea listă.

Drepturile persoanelor vizate

Poți vedea, corecta, exporta și șterge oricând datele unui client din aplicație. Dacă un client de-al tău ne contactează direct, îți trimitem cererea lui și te ajutăm să-i răspunzi. Te ajutăm și cu informațiile necesare pentru securitate, notificarea încălcărilor și evaluările de impact.

La final: ștergerea datelor

Înainte să închizi contul, îți poți exporta datele. Când ștergi contul, ștergem din baza de date toate datele firmei tale și ale clienților tăi.

Audit

Îți punem la dispoziție informațiile necesare ca să verifici că respectăm această secțiune. Poți face un audit, tu sau un auditor ales de tine, cu un preaviz de 30 de zile, pe cheltuiala ta, cel mult o dată pe an (oricând după o încălcare a securității datelor).

12. Disponibilitate

Ne străduim ca InvoiceGuard să funcționeze permanent, dar nu garantăm că va fi disponibil fără întreruperi. Uneori îl oprim scurt pentru actualizări. Unele funcții depind de servicii externe (ANAF, furnizorii de email, WhatsApp, procesatorii de plăți), pe care nu le controlăm.

13. Limitarea răspunderii

  • Nu răspundem pentru daune indirecte, profit sau venituri pierdute, pentru facturile pe care clienții tăi nu le plătesc sau pentru deciziile luate pe baza datelor din aplicație.
  • Răspunderea noastră totală este limitată la suma pe care ne-ai plătit-o în ultimele 12 luni înaintea faptului care a produs paguba.
  • Aceste limite nu se aplică pagubelor produse cu intenție sau din culpă gravă.

14. Suspendarea și încetarea

Poți închide contul oricând, din meniul contului: Gestionează contul, apoi Șterge contul. Dacă ai Pro, anulează întâi abonamentul. Putem suspenda sau închide contul dacă încalci acești termeni sau legea; te anunțăm înainte, dacă situația ne permite.

15. Modificarea termenilor

Putem modifica acești termeni. Pentru schimbările importante te anunțăm pe email sau în aplicație cu cel puțin 30 de zile înainte. Dacă nu ești de acord, poți închide contul înainte să intre în vigoare; dacă folosești în continuare InvoiceGuard, înseamnă că accepți termenii noi.

16. Legea aplicabilă și instanțele

Acești termeni sunt guvernați de legea română. Încercăm întâi să rezolvăm orice neînțelegere pe cale amiabilă. Dacă nu reușim, litigiul se judecă de instanțele competente de la sediul nostru, din București.

17. Contact

Pentru orice întrebare despre acești termeni, scrie-ne la support@invoiceguard.ro sau sună-ne la +40 753 876 759.